회의를 효율적으로 진행하는 법 (1편) - 회의 줄이기, 철저한 안건 준비

회의(懷疑)만 늘어나는 회의(會議)

 

   회의는 업무에서 상당히 많은 부분을 차지한다. 업무 보고를 위한 주간 회의, 월간 회의부터 아이디어 회의, 신제품 회의 등등 이름만 해도 각양각색이다. 그러나 많은 회의는 생산성을 떨어뜨리는 주범이다. 회의를 하다보면 시간이 늘어지고 결론은 나지 않는 경우가 지속되는 경우가 많다. 시간은 시간대로 보내고 얻는 것은 없다. 그래서 오늘은 어떻게 하면 회의를 효율적으로 진행할 수 있는가에 대해서 준비해보았다.

 

 

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1) 가급적이면 회의는 피하자

   효율적으로 회의를 진행하는 가장 좋은 방법은 회의를 하지 않는 것이다. 대부분 회의는 효율이 낮다. 그래서 가능하다면 회의 없이 일을 하는 것이 좋다. 간단한 의사결정은 메신저나 이메일 등으로 최대한 해결한다. 혹은 10분 이내의 짧은 대화를 통해 업무 방식을 조율할 수도 있다. 업무 보고 회의도 마찬가지이다. 이 역시도 충분히 서면 보고로 대체할 수 있다. 업무 진행 사항만 파악하는게 목적이라면 굳이 회의를 할 이유는 없다. 업무 조율이 필요한 부분이 있다면 관련자끼리의 자리를 별도로 마련하는 하는 것이 맞다. 보고 회의를 하게 되면, 나의 발표 시간 외의 나머지 시간은 버리는 시간에 가깝다. 물론, 도움이 되는 경우도 있겠으나 이는 극히 일부에 불과하다. 리더 입장에서는 업무 보고를 하지 않으면 불안감이 들 수도 있겠다는 생각은 있으나, 나에게는 이것이 비효율적인 관행으로 보인다.

 

 

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2) 안건을 철저히 준비하라

   만약, 회의를 해야 하는 상황이라면 가장 중요한 것은 첫째도 둘째도 안건이다. 회의의 목적이 무엇인지를 명확히 하는 것이다. 나는 회의를 이렇게 정의하고 싶다.

'어떤 결론을 내리기 위해서 여러 사람이 함께 모여 의견을 나누는 행위.'

그러니 단순히 정보를 전달하거나, 잡담을 나누는 것은 회의라고 볼 수가 없는 것이다. 우리는 무언가에 대한 결론을 내리기 위해 모이는 것이다. 그러니 업무 담당자들끼리 의사결정해야 하는 것이 무엇인지를 명확하게 정리해두어야 한다. 안건은 구체적일 수록 좋다.

   예를 들어, A기업의 A대리가 신제품 홍보를 위해서 회의를 소집한다고 해보자. 이때, A대리는 안건을 아래처럼 설정할 수 있다.

 

신제품 A 홍보 방안 논의

 

안건이 있기는 하지만 이는 너무 모호하다. 회의에 참석하는 사람도 회의를 준비하는 본인도 내용을 예상하기가 어렵다. 이럴 때는 안건을 한 단계 더 구체화해서 적어주는 것이다 좋다.

 

1) 틱톡 광고 관련
1-1) 틱톡 광고 진행 여부 논의
1-2) 컨텐츠 제작 방식 논의
       - 옵션1) 컨텐츠 자체 제작
       - 옵션2) 틱톡 인플루언서 섭외 후, 자율 제작 의뢰

2) 오프라인 광고
2-1) 오프라인 홍보 방식 논의
       - 옵션1) 지하철 광고
       - 옵션2) 팝업 스토어 중 무엇을 선택할 것인지 논의

 

이런 식으로 여러 항목으로 나누어 적을 수 있다. 회의를 소집하기 전에 이렇게 안건을 구체적으로 준비하다보면 자연스럽게 꼭 필요한 것들만 남게 된다. 안건을 구체화하는 과정에서 생각이 정리되기 때문에 논의할 필요가 없는 항목이나 회의가 없어도 결정할 수 있는 부분을 발견하게 된다. 또한, 회의에서 어떤 의견이 오갈 지에 대한 그림을 그릴 수 있기 때문에 회의를 진행할 때도 방향을 잃지 않을 수 있다.

 

 

2023.08.26.