업무 생산성을 높이는 6가지 방법 (3편) - 나머지 3가지 방법

---

업무 생산성을 높이는 6가지 방법

업무 생산성을 높이는 6가지 방법 (1편) - 첫번째, 두번째 방법

업무 생산성을 높이는 6가지 방법 (2편) - 세번째 방법

업무 생산성을 높이는 6가지 방법 (3편) - 나머지 3가지 방법

---

 

업무 생산성을 높이는 6가지 방법의 마지막 시간이다.

오늘은 나머지 3가지 방법을 소개한다.

 

 

---

4) 방해요소 줄이기

   생산성을 높이기 위해서는 업무 흐름을 끊는 방해 요소들도 의도적으로 줄여야 한다. 한창 집중을 하고 있을 때, 누군가 방해를 한다면 아마 일이 잘 되지 않을 것이다. 우선은 내가 스스로를 방해가 하지 않도록 하는 것에서부터 출발해야 한다. 업무 시간에는 되도록 휴대폰 사용을 최소화하자. 무의식적으로 카톡을 들여다보거나 네이버에 접속하거나 해서는 안된다. 휴대폰을 들여다보면 업무에 집중되어 있던 의식이 휴대폰으로 이동하게 된다. 즉, 집중력이 깨지게 되는 것이다. 잠깐이라 하더라도 집중력은 분명 낮아진다. 눈에서 보이지 않는 곳으로 치우는 것이 가장 좋다. 사물함이나 가방 혹은 서랍에 휴대폰을 넣어두자. 처음에는 괜스레 휴대폰의 빈자리가 크게 느껴질 수 있다. 그러나 한번 해보면 그날의 효율이 매우 높아진다는 것을 금새 느낄 수 있을 것이다. 나도 휴대폰을 서랍에 넣어둔 날과 그렇지 않은 날 분명히 집중력에서 확연히 차이가 있다는 것을 느꼈다. 만약, 업무상 휴대폰을 사용해야 한다면 알림창 때문에 시선을 뺏기지 않도록 뒤집어두는 것도 방법이다. 이것도 어렵다면 앱 알림을 최대한 꺼두자. 휴대폰 화면이 활성화되면 우리는 어쩔 수 없이 시선을 빼앗기게 된다.

   업무 메신저나 메일 알림도 끌 수 있다면 끄는 것이 좋다. 당연히 모든 알림을 끌 수는 없을 것이다. 그러나 찾아보면 실시간으로 확인하지 않아도 되는 채팅방과 메일은 분명 존재한다. 이런 경우에는 과감히 알림을 꺼두자. 그리고 30분, 1시간, 2시간 등 내가 설정한 주기에 맞추어서 직접 채팅방이나 메일을 확인하는 것이다. 메신저와 메일을 무시하라는 것이 아니다. 확인하는 주기를 이전보다 길게 가져가는 것이다. 회사에서 실시간으로 처리해야 하는 일은 생각보다 많지 않다.

   컴퓨터도 이런 방해요소를 상당히 많이 가지고 있다. 나는 노트북에서 노출되는 뉴스와 증권 정보 등을 모두 꺼두었다. 윈도우의 경우 시작 메뉴에서 이런 정보들을 보여주는 경우가 많다. 이런 메뉴들은 디폴트로 설정되어 있어 놓치기 쉬운데 잠깐만 시간을 들이면 꾸준히 효과를 누릴 수 있다. 이는 브라우저도 마찬가지이다. 크롬이나 웨일은 괜찮지만 엣지 브라우저의 경우에는 추천 뉴스로 메인 화면이 가득 차있다. 나는 다양한 브라우저를 써야할 일이 많아서 브라우저 메인 화면들의 뉴스들도 모두 꺼두었다. 잠깐이지만 자극적인 뉴스에 눈이 가면서 집중력을 빼앗기고 있다는 것을 실감했기 때문이다.

   이 외에도 노트북 배경화면에서 파일과 폴더를 정리해두는 것과 사무실 책상도 깨끗하게 유지하는 것도 도움이 된다. 시선이 흩어지는 것을 최대한 막는다는 생각으로 접근하면 좋다.

 

 

---

5) 생산성이 높은 시간에는 미팅을 잡지 말자

   누구에게나 생산성이 높은 시간은 존재한다. 업무 시간 중 모든 시간이 효율이 높을 수는 없다. 효율이 낮은 시간대도 있고 높은 시간대도 존재한다. 그리고 이는 사람마다 조금씩 다를 것이다. 나의 경우에는 오전이 효율이 높고 오후 2시 쯤에는 효율이 낮은 편이다. 그래서 효율이 높은 오전에는 왠만하면 아이디어를 떠올리거나 기획서를 쓰는 데 시간을 보낸다. 반면, 효율이 낮은 시간에는 테스트, VOC 처리, 업무 진행 상황 확인 등 비교적 단순하고 집중력이 덜 요구되는 일을 하려고 한다. 마찬가지로 미팅도 대부분은 점심 직후로 잡는다. 미팅을 하면 말을 하게 되니 보통 졸음이 달아나서 효율 낮은 시간을 보내기에 적합하다. 만약, 이와 정반대로 하루를 보낸다면 생산성은 평소의 절반 수준 밖에 되지 않을 것이다. 집중이 잘 되는 시간에 단순 업무를 하고, 졸리고 나른한 오후에 기획서를 쓴다고 상상해보자.

 

 

---

6) 출근해서 제일 먼저 하는 일이 메신저 답장이 되어서는 안된다

   출근을 해서 컴퓨터를 켜면 어제 저녁과 오늘 아침에 발송된 메신저와 메일 알림이 나를 반긴다. 알림이 있으면 누르고 싶어지는 것이 심리이기에 우리는 너무나 자연스럽게 메신저와 메일부터 확인하는 습관을 가지고 있다. 회사 게시판에 들어가면 새로운 소식들이 올라온다. 이렇게 새소식을 확인하다보면 어느 덧 시간이 훌쩍 지나있는 것 깨닫게 된다. 그러나 생산성을 높이기 싶다면 이렇게 해서는 안된다. 새 소식을 확인하기 전에 오늘 할당한 중요한 일부터 바로 시작하자. 새 소식에서는 중요한 업무와 관련된 것만 확인하고 나머지는 나중에 확인해야 한다. 알림부터 확인하면서 시간을 보내고 나서 업무를 하는 것은, 준비 운동을 하느라 체력을 다 소진하고 본선 경기에 나가는 것과 같다. 우리의 집중력과 판단력에는 한계가 있다. 하루 동안 사용할 수 있는 양이 정해져 있다. 만약, 메신저를 하느라 집중력을 써버리면 그만큼의 집중력을 다른 곳에 투자할 수 없게 된다. 그러니 중요한 일에 먼저 나의 집중력을 사용해야 한다. 그리고도 힘이 남았을 때, 회사의 재미난 소식들을 확인하자.

   앉자마자 중요한 일을 하면서 시작한 하루와 메신저로 동료들과 잡담을 하면서 시작한 하루는 분명히 다르다. 집중력의 문제가 아니더라도 그날을 대해는 태도에 분명 차이가 생긴다. 나의 이것을 관성이라고 생각한다. 하루를 업무를 하는 관성으로 시작하면 그날은 업무를 하는 데 큰 어려움이 없이 흘러갈 것이다. 그러나 하기 싫다는 생각으로 시간을 낭비하는 관성으로 시작을 하면 업무를 하는데 더 큰 수고로움이 들 수 밖에 없다. 낭비로 흘러가는 힘을 반대 방향으로 돌려야하니 말이다. 그러니 출근을 하면 일단 일을 시작하자. 되도록이면 중요한 것부터 말이다.

 

 

---

   이렇게 해서 업무 생산성을 높이는 6가지 방법에 대해서 이야기해보았다. 방법론에 절대적인 것은 없으니, 방법을 하나씩 시도해보면서 그 중에서 나와 맞는 것을 가져간다면 조금이나마 도움이 되지 않을까 싶다.

 

 

2023.08.22.