업무 생산성을 높이는 6가지 방법 (1편) - 첫번째, 두번째 방법

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업무 생산성을 높이는 6가지 방법

업무 생산성을 높이는 6가지 방법 (1편) - 첫번째, 두번째 방법

업무 생산성을 높이는 6가지 방법 (2편) - 세번째 방법

업무 생산성을 높이는 6가지 방법 (3편) - 나머지 3가지 방법

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같은 양의 업무를 누군가는 일주일 만에 해내고 누군가는 하루만에 해낸다.

 

   같은 시간이 주어진 경우, 누군가는 100의 일을 하고 누군가는 300의 일을 한다. 왜 이런 차이가 발생하는 것일까? 회사에서 직원들에게 주어지는 시간은 동일하다. 야근을 해서 시간을 늘릴 수는 있으나, 이는 한계가 명확하다. 즉, 생산성의 차이가 불러온 결과라고 보아야 한다.

   더 많은 일을 해내기 위해서는 더 빠르게 일을 끝내기 위해서는 생산성을 높여야 한다. 내가 일을 하면서 느꼈던 점들과 책을 읽으면서 얻었던 지식들을 합쳐서, 업무 효율을 높이는 6가지 방법을 소개한다.

 

 

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1) 업무 계획을 세워라

   목표가 있어야 효율을 만들어낼 수 없다. 목표를 세우면 낭비하는 시간이 줄어든다. 해야 할 일과 하지 않아야 할 일의 구분이 명확해지기 때문이다. 목표가 없다면, 엉뚱한 곳에 시간을 날릴 가능성이 높다. 그래서 다음 날 혹은 다음 주에 무슨 일을 할 지 미리 계획을 세워야 한다. 계획은 거창할 필요가 전혀 없다. 네모박스를 그리고 그 옆에 해야 할 일을 간단히 적는다. 그리고 무엇을 먼저 하면 좋을 지 생각해서 번호를 매겨본다. 빠르면 3분 안에도 할 수 있을 것이다. 이렇게 해두면 출근하자마자 중요한 일들에 바로 집중할 수가 있다. '아, 오늘 뭐해야 되지?'라고 생각하며, 버리는 시간이 사라질 것이다.

   나는 보통 일요일 오후에 다음 주 업무 계획을 세운다. 지난 주 진행상황들을 점검하고 완료하지 못했던 일들이 무엇이 있는지 돌아본다. 그리고 프로젝트의 전체 진행상황을 살핀 뒤, 다음 주에 해야 할 일들을 정리한다. 보통 20 ~ 30분 정도면 정리가 되어서, 크게 부담이 되는 수준은 아니다. 주중에는 퇴근 전에 오늘 했던 일과 못한 일을 살펴본다. 그리고 집에 돌아와서 잠들기 전에 간단히 다음 날의 계획을 간단히 써본다. 보통 3분 정도 소요가 되는 것 같다.

 

 

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2) 메신저/메일을 즉각 확인하지 마라

   깜빡거리는 메신저 아이콘, 메일이 왔음을 알리는 팝업창, 심지어는 주식 시세까지 컴퓨터 화면에 나타난다. 업무에 집중을 하고 있다가도 알림이 오면 우리는 무의식적으로 이를 확인한다. 평소에도 카톡이나 각종 앱 알림을 즉각적으로 확인하는 것이 습관이 되어있다보니, 사무실에서도 비슷한 반응을 하게 된다. 메신저나 메일오면 즉각 확인을 해버리는 것이다. 그러나 이는 업무 생산성 관점에서는 매우 나쁜 습관이다. 우리가 집중하던 것에서 다른 무언가로 집중이 움직이게 되면 집중이 깨진다. 뇌과학 연구자들은 새로운 업무에 집중하는데에는 최소 10분 정도가 소요된다고 말한다. 그래서 만약, 중요하지 않은 알림이었다면 다시 집중력을 되찾는데 걸리는 시간 만큼을 잃어버린 꼴이 되는 것이다.

   우선, 지금 당장 확인해야 하는 알림인지 아닌지를 구분하여야 한다. 만약, 메시지나 메일 내용을 미리볼 수 있다면 이를 통해서 당장 응답이 필요한 지 아닌지를 판단할 수 있을 것이다. 바로 확인해야 하는 알림이 아니라면, 알림을 무시하고 다시 업무에 원래 업무에 집중하자. 그리고 하던 일이 끝나고 나면, 그때 알림을 확인하고 응답을 하는 것이 바람직하다.

   만약, 알림을 확인해야 하는 상황이라면 10초만 기다렸다가 확인하자. 대부분의 회사에서는 아무리 긴급한 일이어도 10초 정도의 시간이 문제가 되지는 않을 것이다. 알림을 확인하기 전에, 하던 일을 멈추고 내가 어디까지 업무를 했는지를 정리하고 어딘가에 적어두는 것이다. 짧으면 10초, 길어도 1분이면 충분하다. 이렇게 하면 메신저나 메일에 답장을 한 후에 다시 이전 업무로 돌아왔을 때 조금 더 빠르게 집중력을 높일 수 있다. 이런 시간을 갖지 않으면 어디까지 했는지를 찾느라 헤매는 시간이 길어지게 된다.

   나 역시 회사에서 이런 방법을 적용하고 있다. 동료들과의 협업에 방해가 되지 않는 선에서 최대한 생산성을 높일 수 방법이다. 알림을 완전히 꺼둘 수는 없기에 짧은 지연 시간을 이용해 집중력이 깨지는 걸 최대한 보완하고 있다.

 

 

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오늘은 2가지 방법만 먼저 소개하고, 나머지는 다음 시간에 이어서 적어보겠다.

 

 

2023.08.19.