업무 생산성을 높이는 6가지 방법 (2편) - 세번째 방법

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업무 생산성을 높이는 6가지 방법

업무 생산성을 높이는 6가지 방법 (1편) - 첫번째, 두번째 방법

업무 생산성을 높이는 6가지 방법 (2편) - 세번째 방법

업무 생산성을 높이는 6가지 방법 (3편) - 나머지 3가지 방법

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업무 효율을 높이는 6가지 방법 2번째 시간이다.

오늘은 세번째 방법을 소갠한다.

 

 

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3) 일을 시작하기 전에 반드시 우선순위를 정해라

   우선순위라는 것을 무엇을 먼저 해야 할 지 혹은 무엇이 더 중요한 업무인지를 판단하는 일이다. 우선순위없이 일을 하게 되면, 열심히 일은 했지만 성과는 내지 못하고 일에 허덕이는 결과를 맞게 된다. 중요하지 않은 일들에 시간을 낭비했기 때문이다. 따라서, 일을 하기 전에 반드시 잠깐이라도 시간을 내어서 우선순위를 따져보아야 한다. 우선순위는 업무 계획을 세울 때 함께 적어두는 것이 좋다. 무엇을 해야 하는 지를 적고 나면, 무엇을 먼저 해야 할 지도 함께 적어보는 것이다.

   그러나 계획은 언제나 틀어진다. 우선순위를 세워두더라도 업무 시간 중에는 새로운 일들이 언제나 계속 추가된다. 그래서 새로운 일이 들어오면 우선순위를 반드시 다시 따져야 한다. 새로 업무가 들어왔다고 해서 이것부터 처리해서는 안된다. 손을 대기 시작했다가는 모든 우선순위가 틀어져버리게 된다. 업무가 들어오면 어떤 일인지만 살피자. 그리고 나서 업무 순서를 다시 정리한 다음, 내가 정한 순서대로 업무를 진행하여야 한다.

   업무 순서를 정리해 본 결과, 기한 안에 끝낼 수 없다는 판단이 든다면 업무 요청자 혹은 리더와 상의해야 한다. 대화를 통해서 우선순위를 조정하거나 업무를 다른 사람에게 재할당하여야 한다. 할 수 없는 일은 할 수 없다고 말할 줄 아는 것도 능력이다. 할 수 없는 일이 무엇인지를 알 기 위해서는 우선순위를 파악할 줄 알아야 한다.

 

 

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우선 순위를 정하는 방법

   우선순위를 정할 때면, 중요도-긴급도 매트릭스를 활용해야 한다는 말은 다들 들어보았을 것이다. 그러나 이를 막상 실전에 적용하려고 보면 잘 되지 않을 때가 많다. 우선 순위나 긴급도라는 것이 점수로 딱 나뉘어지지 않기 때문이다. 점수를 매길 수 있더라도 문제는 여전히 존재한다. 나의 수많은 업무들에 모두 점수를 매길 수는 없는 노릇이다. 자칫 하다간 매트릭스를 만드는 것이 또 하나의 일이 되어 버릴 수 있다. 새해 계획을 세울 때 정도면 매트릭스를 꼼꼼히 그려볼 수 있겠지만 매일매일의 업무에서는 그럴 수 없다.

   이럴 때는 중요도를 간소화해서 적용해보면 좋다. 나는 우선순위를 매길 때, 4단계 척도를 사용한다. 중요도 1) 매우 높음, 2) 높음, 3) 낮음, 4) 매우 낮음으로 나누는 것이다. 그리고 각각에 대해서 나름대로 마음의 기준을 세워본다. 매우 낮음은 안해도 아무런 문제가 없는 일, 낮음은 안해도 큰 문제는 없지만 하면 좋은 일, 높음은 안하면 나의 평판, 회사 매출 혹은 동료들의 업무 진행에 부정적인 영향이 생기는 일, 매우 높음은 안하면 당장 호출을 당할 수도 있는 일 등으로 생각하는 것이다. 그리고 각 중요도 안에서 마감일정을 기준으로 계획을 세워보는 것이다.

 

 

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우선순위만 잘 세워도 생산성은 높아진다.

 

 

2023.08.21.